Wir setzen KI-Automatisierungen für Büros und Verwaltungsabteilungen um. Rechnungen gelangen von selbst ins System, das Postfach ist sortiert, bevor es jemand öffnet, und der Bericht entsteht, ohne dass jemand aus fünf Tabellen kopiert. Wir beginnen mit einem Prozess und einem Prototyp mit Ihren Dokumenten.
Felder aus PDFs und Scans auslesen, Dubletten prüfen, in die Buchhaltungssoftware oder eine Tabelle übernehmen und zur Freigabe weiterleiten. E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD kommen bereits als strukturierte Daten an, dann müssen sie nur noch weiterverteilt werden.
Nachrichten im Sammelpostfach sind erkannt und beschrieben, bevor jemand sie öffnet: worum es geht, wer zuständig ist, was dringend ist. Dazu ein Antwortentwurf zum Prüfen.
Verträge, Bestellungen, Anträge und Reisekostenabrechnungen gehen an die richtige Person, und die Automatisierung erinnert an alles, was noch wartet. Nach der Freigabe landet das Dokument von selbst unter dem richtigen Namen im Archiv.
Umsatzbericht, Stundenübersicht, Stand der offenen Forderungen. Die Daten kommen automatisch aus mehreren Programmen und Tabellen, statt jeden Montag von Hand zusammenkopiert zu werden.
Termine mit Kunden vereinbaren, Bestätigungen und Erinnerungen per SMS oder E-Mail verschicken, Vertrags- und Zahlungsfristen im Blick behalten. Ans Telefon kann ein Voice-Agent gehen.
Daten aus Formularen, E-Mails und Gesprächen landen ohne Abtippen im Kundendatensatz. Neue Kunden erhalten sofort alle Unterlagen und eine Liste dessen, was Sie von ihnen brauchen.
Erste Fassungen von Angeboten, Schreiben und Antworten auf Grundlage Ihrer Vorlagen und der Daten zum Vorgang. Ein Mensch prüft und verschickt.
Dieselben Daten in drei Programme einzugeben ist im Büro die häufigste Form verlorener Zeit und die, die sich am günstigsten beseitigen lässt. Eine Integration erledigt das einmal und ohne Tippfehler.
Die Branche spielt eine kleinere Rolle, als man denkt. Entscheidend ist, ob es im Büro wiederkehrende Arbeit gibt, die sich in Stunden beziffern lässt.
Belege von Mandanten, Fristen, die Umstellung auf die E-Rechnung, Rückfragen, die sich vor jedem Abgabetermin häufen.
Fristen, Korrespondenz, Dokumentenfluss zwischen Mandant und Team, erste Entwürfe von Schreiben auf Grundlage der Kanzleivorlagen.
Meldungen von Mietern und Eigentümern, Abrechnungen, Erinnerungen an Zahlungen, Prüftermine und auslaufende Verträge.
Bestellungen per E-Mail, Eingangsrechnungen, Berichte für die Geschäftsführung und Daten, die jemand von Hand aus PDFs ins System überträgt.
„Das machen wir 40-mal im Monat“ ist ein guter Kandidat. „Einmal im Quartal und jedes Mal anders“ eher nicht.
Stunden pro Woche × Vollkosten pro Stunde × 52 ergibt die jährlichen Kosten des Prozesses. Bei 12 Stunden pro Woche und 45 € Vollkosten pro Stunde sind das rund 28.000 € im Jahr.
Nötig ist eine API, ein Export oder zumindest eine Datei mit festem Aufbau. Gibt das Programm keine Daten heraus, suchen wir einen anderen Weg oder sagen, dass es in dieser Konstellation nicht geht.
Eine Person, die den Prozess kennt und während der Arbeit Fragen beantwortet. Ohne sie zieht sich die Umsetzung über Wochen.
Ein Voice-Agent nimmt die Anrufe im Büro an, wenn alle beschäftigt sind, und trägt das Anliegen dort ein, wo Sie arbeiten.
Mehr erfahrenWie wir Automatisierungen konzipieren und umsetzen, auch außerhalb des Büros: im Vertrieb, im Kundenservice und in der Produktion.
Mehr erfahrenWorkflows, die wiederkehrende Büroarbeit selbst erledigen: Dokumente auslesen, Daten zwischen Programmen übertragen, E-Mails sortieren, an Fristen erinnern und Berichte zusammenstellen. KI hilft dort, wo Inhalte verstanden werden müssen: eine Rechnung lesen, erkennen, worum es in einer E-Mail geht, den ersten Entwurf einer Antwort schreiben.
Mit einem Prozess, der sich oft wiederholt und dessen Kosten sich beziffern lassen. Der beste Kandidat ist selten das, was das Team am meisten nervt, sondern eher das, was still und leise die meisten Stunden im Monat verbraucht. Wir beginnen mit der Analyse genau dieses Prozesses und einem Prototyp.
Dafür wird sie nicht eingeführt. Die Automatisierung nimmt das Abtippen, Sortieren und Kopieren ab, den Menschen bleiben Prüfung, Entscheidungen und der Kontakt mit Kunden. Die gewonnene Zeit fließt in Arbeit, für die es einen Menschen braucht.
In der Regel nicht. Die Automatisierung verbindet, was Sie schon haben: E-Mail, Tabellen, Buchhaltungssoftware, CRM, Dokumentenablage. Eine Bedingung gibt es: Das Programm muss Daten herausgeben, per API, Export oder als Datei mit festem Aufbau. Das prüfen wir im ersten Gespräch.
Wir kalkulieren nach der Analyse, wenn der Umfang feststeht. Vor Beginn der Arbeiten erhalten Sie einen Festpreis oder einen Stundenkorridor mit Zeitplan. Hinzu kommen laufende Kosten: die Lizenz der Automatisierungsplattform und die Aufrufe der KI-Modelle. Diese schätzen wir vorab, damit der Betrieb die Einsparung nicht auffrisst.
Von wenigen Tagen bei einem einfachen Prozess bis zu einigen Wochen, wenn mehrere Programme und Freigaben beteiligt sind. Wir beginnen immer mit einem kleinen, funktionierenden Prototyp.
Werden personenbezogene oder vertrauliche Daten verarbeitet, setzen wir Anbieter mit AV-Vertrag ein, bei denen das Training mit Ihren Daten deaktiviert ist. In manchen Fällen läuft die Lösung vollständig bei Ihnen. Das klären wir vor dem Aufbau, nicht danach.
Ja. Unser Sitz ist in Krotoszyn (Polen), die Zusammenarbeit läuft remote. Termine finden per Google Meet statt, und wenn das Projekt es erfordert, kommen wir vor Ort. Unternehmen in der EU stellen wir Rechnungen ohne polnische Umsatzsteuer im Reverse-Charge-Verfahren.
Wählen Sie das Thema und einen Termin — wir melden uns genau zur vereinbarten Zeit. Ein Angebot erstellen wir erst, wenn wir den tatsächlichen Umfang kennen.