Wdrażamy automatyzacje AI dla biur i działów administracji. Faktury trafiają do systemu same, poczta jest posortowana, zanim ktoś ją otworzy, a raport składa się bez kopiowania z pięciu arkuszy. Zaczynamy od jednego procesu i prototypu na Waszych dokumentach.
Odczyt pól z PDF-ów i skanów, kontrola duplikatów, wpis do programu księgowego albo arkusza i przekazanie do akceptacji. Faktury z KSeF przychodzą już jako dane, więc zostaje tylko rozprowadzić je dalej.
Maile z ogólnej skrzynki są rozpoznane i opisane, zanim ktoś je otworzy: czego dotyczą, kto ma się nimi zająć, co jest pilne. Do tego szkic odpowiedzi do sprawdzenia.
Umowy, zamówienia, wnioski i delegacje trafiają do właściwej osoby, a automatyzacja przypomina o tych, które czekają. Po akceptacji dokument sam ląduje w archiwum pod właściwą nazwą.
Raport sprzedaży, zestawienie godzin, stan należności. Dane zbierane automatycznie z kilku programów i arkuszy, zamiast kopiowane ręcznie w każdy poniedziałek.
Umawianie spotkań z klientami, potwierdzenia i przypomnienia SMS-em lub mailem, pilnowanie terminów umów i płatności. Telefon może odbierać agent głosowy.
Dane z formularzy, maili i rozmów trafiają na kartę klienta bez przepisywania. Nowy klient od razu dostaje komplet dokumentów i listę tego, czego od niego potrzebujecie.
Pierwsze wersje ofert, pism i odpowiedzi przygotowane na podstawie Waszych wzorów i danych sprawy. Człowiek sprawdza i wysyła.
Te same dane wpisywane do trzech programów to najczęstszy i najtańszy do usunięcia rodzaj straconego czasu w biurze. Integracja robi to raz i bez literówek.
Branża ma mniejsze znaczenie, niż się wydaje. Liczy się to, czy w biurze jest praca powtarzalna, którą da się policzyć w godzinach.
Dokumenty od klientów, komunikacja wokół KSeF, pisma do US i ZUS, telefony pod koniec miesiąca. Dla biur rachunkowych mamy osobną ofertę z warsztatami: AI dla biur rachunkowych.
Terminy, korespondencja, obieg dokumentów między klientem a zespołem, pierwsze wersje pism przygotowane na wzorach kancelarii.
Zgłoszenia od najemców i mieszkańców, rozliczenia, przypomnienia o płatnościach, przeglądach i końcu umów.
Zamówienia przychodzące mailem, faktury kosztowe, raporty dla zarządu i dane, które ktoś ręcznie przepisuje z PDF-ów do systemu.
„Robimy to 40 razy w miesiącu” to dobry kandydat. „Raz na kwartał i za każdym razem inaczej” raczej nie.
Godziny tygodniowo × pełny koszt godziny × 52 to roczny koszt procesu. Przy 12 godzinach tygodniowo i 65 zł za godzinę wychodzi ponad 40 tys. zł rocznie. Całe wyliczenie jest we wpisie jak policzyć zwrot z automatyzacji.
Potrzebne jest API, eksport albo przynajmniej plik o stałym układzie. Jeśli program nie wypuszcza danych, szukamy obejścia albo mówimy, że w tym układzie się nie da.
Ktoś, kto zna proces i odpowie na pytania w trakcie prac. Bez takiej osoby wdrożenie ciągnie się tygodniami.
Osobna oferta dla biur rachunkowych: warsztaty z AI i RODO od 999 zł netto, mapa procesów do automatyzacji z ROI i pierwsze wdrożenie.
Zobacz →Agent głosowy odbiera telefony biura, gdy wszyscy są zajęci, i zapisuje sprawę tam, gdzie pracujecie.
Zobacz →Jak projektujemy i wdrażamy automatyzacje, także poza biurem: w sprzedaży, obsłudze klienta i produkcji.
Zobacz →To przepływy, które same wykonują powtarzalne czynności biurowe: odczytują dokumenty, przenoszą dane między programami, sortują pocztę, przypominają o terminach i składają raporty. AI przydaje się tam, gdzie trzeba zrozumieć treść: przeczytać fakturę, rozpoznać, czego dotyczy mail, napisać pierwszą wersję odpowiedzi.
Od jednego procesu, który powtarza się często i którego koszt da się policzyć. Najlepszym kandydatem rzadko jest to, co najbardziej irytuje zespół. Częściej to, co po cichu zjada najwięcej godzin w miesiącu. Zaczynamy od audytu tego jednego procesu i prototypu.
Nie po to się to wdraża. Automatyzacja zdejmuje przepisywanie, sortowanie i kopiowanie, a ludziom zostawia sprawdzanie, decyzje i kontakt z klientem. Odzyskany czas zespół przeznacza na pracę, która wymaga człowieka.
Zwykle nie. Automatyzacja łączy to, co już macie: pocztę, arkusze, program księgowy, CRM, dysk z dokumentami. Warunek jest jeden: z programu da się wyciągnąć dane przez API, eksport albo plik o stałym układzie. Sprawdzamy to na pierwszej rozmowie.
Wyceniamy po audycie, gdy znamy zakres. Przed rozpoczęciem prac dostajecie stałą cenę albo przedział godzinowy z harmonogramem. Do tego dochodzą koszty stałe: licencja platformy automatyzacji i wywołania modeli AI. Szacujemy je wcześniej, żeby utrzymanie nie zjadło oszczędności.
Od kilku dni przy prostym procesie do kilku tygodni, gdy w grę wchodzi kilka programów i akceptacje. Zawsze zaczynamy od małego, działającego prototypu.
Jeśli przetwarzane są dane osobowe albo objęte tajemnicą, korzystamy z dostawców z umową powierzenia i wyłączonym trenowaniem na Waszych danych, a czasem z rozwiązania działającego w całości u Was. Ustalamy to przed budową, nie po.
Tak. Siedzibę mamy w Krotoszynie, ale automatyzacje wdrażamy zdalnie w całej Polsce. Jeśli projekt tego wymaga, przyjeżdżamy na miejsce.
Zaznaczcie, czego ma dotyczyć rozmowa, i wybierzcie termin — oddzwaniamy o wskazanej godzinie. Wycenę przygotowujemy dopiero wtedy, gdy znamy realny zakres pracy.