To pytanie pada na każdym warsztacie: „to które w końcu jest najlepsze?". Odpowiedź rozczarowuje, ale oszczędza mnóstwo czasu: w firmie o wyborze decyduje nie jakość modelu, tylko to, jakiego pakietu biurowego już używacie i czy macie umowę powierzenia danych.
Różnice w jakości tekstu między czołowymi modelami są dziś mniejsze niż różnica między dobrze a źle sformułowanym poleceniem. Wojna na benchmarki jest ciekawa dla branży technologicznej i praktycznie bez znaczenia dla biura.
Decyzja w jednym zdaniu
| Sytuacja firmy | Rekomendacja | Dlaczego |
|---|---|---|
| Macie Microsoft 365 | Microsoft 365 Copilot | Dane zostają w Waszym tenancie, objęte umową, którą już macie z Microsoftem |
| Macie Google Workspace | Gemini | Analogicznie — w ramach Workspace, bez osobnego podmiotu przetwarzającego |
| Nie macie żadnego z nich | ChatGPT Team albo Claude Team | Plan firmowy z umową powierzenia i wyłączonym trenowaniem |
| Chcecie „tylko sprawdzić" | Konto darmowe, ale wyłącznie na danych wymyślonych | Do nauki tak, do czegokolwiek z danymi klienta nie |
To naprawdę cała decyzja. Reszta tego tekstu to uzasadnienie i pułapki.
Dlaczego pakiet biurowy jest ważniejszy od modelu
Kiedy używacie Copilota w ramach Microsoft 365 albo Gemini w ramach Workspace, nie wprowadzacie do firmy nowego podmiotu przetwarzającego Wasze dane. Zostajecie u dostawcy, z którym umowę już macie i którego zgodność już kiedyś ocenialiście.
Dołożenie trzeciego dostawcy oznacza: nową umowę powierzenia do podpisania, nową ocenę narzędzia, nowy podmiot w rejestrze czynności przetwarzania i nowe miejsce, w którym mogą wyciec dane. Czasem warto — ale to musi być świadoma decyzja, nie efekt tego, że ktoś w zespole lubi konkretny interfejs.
Co realnie daje plan firmowy
To jest część, którą najczęściej się pomija, a która decyduje o tym, czy wolno Wam w ogóle wprowadzić dane klienta.
| Wariant | Umowa powierzenia (DPA) | Trenowanie na Waszych danych | Do danych klienta? |
|---|---|---|---|
| Darmowy | nie | domyślnie tak | nie |
| Plus / Pro (indywidualny) | nie | zależnie od ustawień | nie |
| Team / Enterprise / Copilot / Gemini w Workspace | tak | nie | tak, po ocenie narzędzia i spisaniu zasad |
Uwaga na częste nieporozumienie: czat tymczasowy to nie jest to samo co plan firmowy. Rozmowa w trybie tymczasowym nie trafia do historii i nie jest używana do trenowania, ale bywa przechowywana przez jakiś czas na potrzeby monitoringu nadużyć. To użyteczna funkcja higieniczna, nie podstawa prawna do przetwarzania danych klientów.
Ile to kosztuje
Ceny narzędzi AI zmieniają się kilka razy w roku, więc traktujcie to jako orientację ze stanem na wrzesień 2026 i sprawdźcie aktualny cennik przed zakupem.
Microsoft 365 Copilot — 30 USD za użytkownika miesięcznie jako dodatek enterprise przy umowie rocznej. Dla organizacji do 300 użytkowników jest wariant Copilot Business w cenie promocyjnej 18 USD (standardowo 21 USD) za użytkownika miesięcznie, obowiązującej do końca 2026 roku.
Jest tu haczyk, który psuje wiele kalkulacji: Copilota nie kupicie samodzielnie. To dodatek do pakietu bazowego (Business Standard, Business Premium, E3 lub E5), więc realny koszt na osobę to cena Copilota plus cena licencji Microsoft 365 — a te ostatnie podrożały w lipcu 2026.
Gemini jest dziś wliczony w plany Google Workspace, bez osobnej opłaty za AI. Przy porównywaniu ofert to istotna różnica w konstrukcji ceny: u Microsoftu płacicie za AI osobno, u Google'a jest częścią pakietu.
ChatGPT Team i Claude Team wyceniane są za stanowisko, z niższą stawką przy rozliczeniu rocznym. Nie podajemy tu konkretnej kwoty, bo nie udało nam się jej potwierdzić w wiarygodnym źródle na wrzesień 2026 — sprawdźcie bezpośrednio u dostawcy.
Czego nie brać pod uwagę przy tej decyzji
Rankingów i benchmarków. Zmieniają się co kilka tygodni, a różnice dotyczą zadań, których w biurze nie wykonujecie.
Opinii z internetu o tym, „który model jest mądrzejszy". Przy redagowaniu maila, streszczaniu dokumentu i pisaniu instrukcji wszystkie czołowe modele poradzą sobie dobrze. Wąskim gardłem jest polecenie, nie model.
Tego, czego używa znajomy z innej branży. Jego pakiet biurowy i jego wymogi dotyczące danych to nie Wasze.
Co ma znaczenie naprawdę
Po wyborze narzędzia zostaje część, która faktycznie decyduje o zwrocie: czy zespół umie z niego korzystać, które zadania nadają się do przekazania modelowi, a które wymagają pełnej kontroli człowieka, i jak wygląda proces weryfikacji wyników.
Narzędzie jest dostępne dla wszystkich w tej samej cenie. Przewagą jest umiejętność jego użycia — i to jest jedyna część tej układanki, której nie da się kupić w abonamencie.
Właśnie tego uczymy na warsztatach z AI dla firm — na Waszych procesach, z modułem o bezpiecznej pracy z danymi. A jeśli zastanawiacie się, dlaczego w ogóle warto inwestować w kompetencje zespołu, a nie tylko w licencje, napisaliśmy o tym przy okazji odpływu ludzi z kompetencjami AI.